Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (Nutzungsbedingungen)

Stand: 04.07.2018

Einleitung

Die folgenden Nutzungsbedingungen gelten für alle Dienste, die Rechnungsstellern bzw. -sendern (nachfolgend "Nutzern") im Rahmen der Zentralen Rechnungseingangsplattform ("ZRE") angeboten werden.

Begriffsbestimmungen

Grundsätzlich gelten die Begriffsbestimmungen aus der E-Rechnungs-Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes ("ERechV"), insbesondere zu den Begriffen "Rechnung", "elektronische Rechnung", "Rechnungssteller" "Rechnungsempfänger" und "Rechnungssender“.

Als Nutzer werden registrierte Rechnungssteller beziehungsweise Rechnungssender bezeichnet. Der technische Dienstleister "Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund)" stellt mit der ZRE einen Dienst über das Internet für Nutzer zur Verfügung. Nutzer haben mit der ZRE die Möglichkeiten elektronische Rechnungen zu erstellen bzw. hochzuladen, zu validieren und an den Rechnungsempfänger zu übermitteln.

Angaben zu den verantwortlichen Stellen

Herausgeber

Bundesministerium der Finanzen (BMF)

Wilhelmstraße 97
10117 Berlin
Postanschrift: 11016 Berlin

Tel.: 03018/ 682 - 0
Fax: 03018/ 682- 32 60
E-Mail: Poststelle@bmf.bund.de

Technischer Dienstleister

Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund)

An der Küppe 2
53225 Bonn
Deutschland

Zuständiger Datenschutzbeauftragter

Datenschutzbeauftragter des Bundesministeriums der Finanzen

Dr. Jürgen Karstendiek
Wilhelmstr. 97
10117 Berlin

Tel.: 030 / 18 682-3208
E-Mail: Datenschutz@bmf.bund.de

Leistungsumfang

Nutzer können elektronische Rechnungen erstellen bzw. hochladen. Während des Erstellungsprozesses haben Nutzer die Möglichkeit, den vorläufigen Stand der elektronischen Rechnung herunterzuladen und zu einem anderen Zeitpunkt die Erstellung fortzusetzen oder den Stand als Vorlagen wiederzuverwenden. Nach abgeschlossener Erstellung wird die elektronische Rechnung durch die ZRE auf Validität geprüft (siehe weiterführende Erläuterungen unter " Datenschutz", „Format elektronischer Rechnungen“ und "Größenbeschränkungen"). Bei erfolgreicher Prüfung der elektronischen Rechnung auf Validität wird die elektronische Rechnung an den Rechnungsempfänger zur abschließenden Rechnungsprüfung bereitgestellt. Innerhalb der gesamten Zeit von der Erstellung bis zur abschließenden Prüfung der elektronischen Rechnung bietet die ZRE den Nutzern die Möglichkeit, den Status von übermittelten elektronischen Rechnungen nachzuverfolgen.
Leistungen, die über die Bereitstellung von elektronischen Rechnungen für Rechnungsempfänger hinausgehen, sind nicht Bestandteil des Leistungsumfangs der ZRE. Solche Leistungen, u. a.:

obliegen der Verantwortung des zuständigen Rechnungsempfängers.

Haftung

Der technische Dienstleister (ITZBund) kann nicht garantieren, dass der Dienst ständig verfügbar ist. Für eine ordnungsgemäße überbringung von übermittelten validen elektronischen Rechnungen an einen Rechnungsempfänger übernimmt der technische Dienstleister (ITZBund) keine Garantie. Der technische Dienstleister (ITZBund) ist bemüht, eingereichte valide elektronische Rechnungen dem Rechnungsempfänger zeitnah zur Abholung zur Verfügung zu stellen. Genauere Informationen sind vom Nutzer über das Nutzerkonto einsehbar.

Der technische Dienstleister (ITZBund) haftet nicht für die steuerliche und rechtliche Ordnungsmäßigkeit, der in der ZRE übermittelten elektronischen Rechnungen.

Der technische Dienstleister (ITZBund) speichert die elektronischen Rechnungen und führt angemessene Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit durch, haftet allerdings nicht für die Speicherung der elektronischen Rechnungen. Auch für die Einhaltung der handels- und steuerrechtlich Aufbewahrungsfristen haftet der technische Dienstleister (ITZBund) nicht.

Datenschutz

Die im Rahmen der Nutzung des Dienstes notwendigen Daten werden vom technischen Dienstleister (ITZBund) verarbeitet und gespeichert. Nutzer sind mit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten ausdrücklich einverstanden. Der technische Dienstleister (ITZBund) behandelt die notwendigen Daten nach den aktuellen Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes und der europäischen Datenschutzverordnung sowie gemäß § 7 ERechV des Bundes vertraulich.

Format elektronischer Rechnungen

Rechnungsdatenstandards

Gemäß dem Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 4. April 2017 regelt die ERechV des Bundes die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs des Bundes. In § 4 der ERechV des Bundes sind die Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung festgelegt.

Elektronische Rechnungen müssen dem Standard XRechnung in der aktuellen Version bzw. der europäischen Norm EN 16931-1-2017 entsprechen.

Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards am 10. Mai 2017 herausgegeben und die europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1-2017 wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) am 28. Juni 2017 veröffentlicht.

Schema und Geschäftsregeln

Eine übermittelte elektronische Rechnung muss sowohl dem Schema als auch den Geschäftsregeln des Standards XRechnung bzw. der europäischen Norm EN 16931-1-2017 entsprechen. Die Prüfung übermittelter elektronischer Rechnungen erfolgt mittels einer Schema- sowie einer Schematronprüfung, die den Vorgaben des zugrundeliegenden Standards XRechnung bzw. der europäischen Norm EN 16931-1-2017 entsprechen müssen.

Darüber hinaus muss eine elektronische Rechnung die Pflichtinformationen gem. § 5 ERechV des Bundes in den folgenden XRechnungs-Feldern bzw. in den Feldern der europäischen Norm EN 16931-1-2017 enthalten:

Pflichtinformationen gem. § 5 ERechV des Bundes Felder der XRechnung bzw. der europäischen Norm
Leitweg-ID des Rechnungsempfängers BT-10
Bankverbindung (überweisung) des Nutzers BG-17 (BT-84 bis BT-86)
Zahlungsbedingungen BT-20
De-Mail oder E-Mail-Adresse des Nutzers BT-43
Lieferantennummer (sofern bekannt) BT-29
Bestellnummer (sofern bekannt) BT-13


Die Zusammensetzung und die Anwendung der Leitweg-ID ist dem von der KoSIT veröffentlichten Dokument zur Leitweg-ID unter: https://www.xoev.de/sixcms/media.php/13/20180214-Zusammenfassung-Leitweg-ID_V1.pdf zu entnehmen

Weitere Rechnungsformate neben XRechnung

Rechnungen, die dem Standard XRechnung und der ERechV des Bundes entsprechen, werden angenommen. Andere Rechnungsformate, die der europäischen Norm EN-16931 und der ERechV des Bundes entsprechen, werden ebenfalls angenommen, sofern dem ITZBund für diese Rechnungsformate bis zum 31. Juli 2018 eine finale Anwendungsspezifikation zur Verfügung steht. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die finale Anwendungsspezifikation abgeschlossen und umfassend dokumentiert sein muss. Ferner ist es erforderlich, dass rechnungsbegründende Anlagen als Binärobjekte im maschinenlesbaren XML der elektronischen Rechnungen eingebettet sein müssen, und dass die elektronischen Rechnungen positiv durch das jeweils aktuelle KoSIT-Prüftool validiert werden.

Festschreibung der Längen ausgewählter Felder

Es besteht keine Gewähr dafür, dass übermittelte elektronische Rechnungen von nachgelagerten Rechnungsverarbeitungssystemen verarbeitet werden können.

Registrierung

Für die Nutzung der Dienste der ZRE ist eine Registrierung erforderlich.

Registrierungsvoraussetzungen

Eine Registrierung an der ZRE ist zulässig für natürliche vollgeschäftsfähige Personen sowie für juristische Personen. Für die Registrierung werden folgende Daten des Nutzers benötigt:

Einrichtung von Übertragungskanälen

Nach der Registrierung stehen den Nutzern innerhalb des Nutzerkontos standardmäßig zunächst der browserbasierte Webzugang zur manuellen Erfassung und Übermittlung sowie zum Upload von elektronischen Rechnungen zur Verfügung. Darüber hinaus können die Nutzer zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen einen der Kanäle E-Mail, De-Mail sowie Webservice freischalten. Es müssen folgende zusätzliche Angaben des Nutzers zum jeweiligen Übertragungskanal gemacht werden:

Es ist darauf hinzuweisen, dass gemäß § 10 ERechV des Bundes die beschriebenen Zugangskanäle im Rahmen einer überprüfung der ZRE gegebenenfalls nachträglich geändert werden.

Cookies

Zur Nutzung der Weboberfläche der ZRE kommen Cookies innerhalb des Registrierungsprozesses einmalig zum Einsatz.
Sie können Ihren Browser so einstellen, dass durch das Schließen des Browsers die Cookies automatisch gelöscht werden.

Größenbeschränkungen

Je nach Übertragungskanal gelten Beschränkungen für die Dateigröße elektronischer Rechnungen sowie für die Anzahl und Dateigrößen rechnungsbegleitender Anlagen. Die Rechnung wird weiterverarbeitet, wenn die zulässige Dateigröße nicht überschritten wird. Wird die zulässige Dateigröße überschritten, so wird die Rechnung gelöscht.
Die für die jeweiligen Übertragungskanäle geltenden Beschränkungen sind der Anlage zu den technischen Informationen zu entnehmen.

Eingegangene elektronische Rechnungen

Eine elektronische Rechnung gilt bei dem Rechnungsempfänger als zugestellt, wenn diese bei der ZRE eingegangen ist. Voraussetzung dafür ist die Berücksichtigung der Vorgaben zum Format, Datenschutz sowie Größenbeschränkungen für elektronische Rechnungen.

Technische Rahmenbedingungen aufseiten des Nutzers

Weitere technische Rahmenbedingungen aufseiten des Nutzers sind der Anlage zu den technischen Informationen zu entnehmen.

Sorgfaltspflichten

Verantwortlichkeiten für die Schutzbedarfsfeststellung

Für die ZRE ist gemäß § 7 ERechV des Bundes eine Schutzbedarfsanalyse erfolgt und das System entsprechend konzipiert.
Die ZRE ist gemäß § 8 ERechV des Bundes nicht für elektronische Rechnungen geeignet, die einen hohen Schutzbedarf der Rechnungsdaten aufweisen.
Die Nutzer sind für die Einschätzung des Schutzbedarfs der Rechnungsdaten verantwortlich. Ebenso verantworten die Nutzer die Einschätzung der Eignung von schutzbedürftigen Rechnungsdaten für die ZRE und die Wahl eines geeigneten Übertragungskanals einer elektronischen Rechnung gemäß § 8 Satz 2 ERechV des Bundes.

Verantwortung in Bezug auf Zugangsdaten

Nutzer sind für sämtliche Aktivitäten verantwortlich, die mittels Ihrem Zugang durchgeführt werden. Aus diesem Grund müssen Nutzer für ihren Zugang ein Passwort wählen und die notwendige Sorge dafür tragen, dass die Zugangsdaten geheim bleiben. Für die unbefugte Nutzung der Zugangsdaten durch Dritte tragen Nutzer die Verantwortung.

Virenfreie Unterlagen

Den Nutzern obliegt die Sorgfaltspflicht, Dateien vor Übermittlung auf Viren zu überprüfen und nur virenfreie Dateien an die ZRE zu versenden.

Ausschluss vom Verfahren

Bei Vorkommnissen, die den Betrieb der ZRE stören, kann der Zugang für Nutzer vorübergehend oder dauerhaft gesperrt werden. Darunter fallen unter anderem folgende Bedingungen:

Beendigung der Teilnahme

Die registrierte Nutzung der ZRE kann sowohl durch die Nutzer als auch durch den technischen Dienstleister (ITZBund) dauerhaft beendet werden. Darüber hinaus wird ein Nutzerkonto, das länger als drei Jahre nicht genutzt wurde, automatisch gesperrt.

Nutzungszeiten

Nutzer können die Dienste der ZRE von Montag bis Sonntag zwischen 00:00 und 23:59 Uhr nutzen. Täglich in der Zeit von 18:00 Uhr bis 08:00 Uhr kann es aufgrund von Wartungsarbeiten gegebenenfalls zu längeren Reaktionszeiten oder vorübergehenden Ausfällen kommen.

Support

Für Fragen zur Nutzung können sich Nutzer an den First-Level-Support wenden. Eine Kontaktaufnahme ist werktags in der Zeit von 07:00 bis 18:00 Uhr (MEZ) über die Hotline +49 228 99681-0, sowie jederzeit über ein Kontaktformular auf der ZRE-Weboberfläche möglich.
Für die Inanspruchnahme des First-Level-Supports gelten die Nutzungsbedingungen des Supportanbieters.

Entgelte

Der technische Dienstleister (ITZBund) verlangt von Nutzern für die Nutzung der ZRE kein Entgelt. Die im Zuge der Nutzung der ZRE anfallenden Kosten der Nutzer, insbesondere für Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft- und Hardware sowie für die Internetnutzung, werden nicht vom technischen Dienstleister (ITZBund) erstattet.


Technische Nutzungsbedingungen

Die technischen Informationen zu den Nutzungsbedingungen der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes lassen sich unter folgendem Link aufrufen:


Nutzungsbedingungen - Technische Informationen