Gültig ab: 13.11.2024
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.
Die Bundesrepublik Deutschland als Betreiberin der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) (im Folgenden Betreiberin) stellt über den technischen Dienstleister Informationstechnikzentrum Bund (im Folgenden ITZBund) einem Rechnungssteller bzw. Rechnungssender (im Folgenden Nutzer) mit der ZRE einen Dienst über das Internet zur Verfügung. Der Nutzer hat mit der ZRE die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu erstellen bzw. hochzuladen und an den Rechnungsempfänger zu übermitteln. Durch das Anlegen eines Nutzerkontos wird zwischen dem Nutzer und der Betreiberin ein Vertrag über die Nutzung der ZRE geschlossen.
Die folgenden Nutzungsbedingungen gelten für alle Dienste, die dem Nutzer im Rahmen der ZRE angeboten werden.
Es gelten die Begriffsbestimmungen aus der E-Rechnungs-Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-RechV), die auf Grund des Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 4. April 2017 erlassen worden ist, insbesondere zu den Begriffen "Rechnung", "elektronische Rechnung", "Rechnungssteller", "Rechnungsempfänger" und "Rechnungssender". Die E-RechV regelt die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs des Bundes.
Die E-RechV kann online hier abgerufen werden.
Beschaffungsamt des BMI
Brühler Straße 3
53119 Bonn
Postanschrift: 11016 Berlin
E-Mail: e-rechnung@bescha.bund.de
Internet: http://www.beschaffungsamt.de
Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund)
Bernkasteler Str. 8
53175 Bonn
Tel.: 0228 99680-0
Datenschutzbeauftragter des Beschaffungsamts des BMI
Brühler Straße 3
53119 Bonn
Telefon: +49 (0)22899 610-0
E-Mail: datenschutz@bescha.bund.de
Durch die Nutzung der Dienste der ZRE kann der Nutzer elektronische Rechnungen erstellen und hochladen, um sie dem Rechnungsempfänger zugänglich zu machen. Während des Erstellungsprozesses hat der Nutzer die Möglichkeit, den vorläufigen Stand der elektronischen Rechnung herunterzuladen und die Erstellung zu einem anderen Zeitpunkt fortzusetzen oder den Stand als Vorlage wiederzuverwenden.
Nach abgeschlossener Erstellung wird die elektronische Rechnung inklusive ggf. vorhandener rechnungsbegleitender Anlagen durch die ZRE validiert. Der Vorgang des Validierens umfasst eine Virenprüfung sowie eine Prüfung auf Einhaltung formeller Vorgaben (z. B. zulässiges Rechnungsformat und Größenbeschränkung, Ausfüllen aller Pflichtfelder; siehe weiterführende Erläuterungen unter Ziff. 8). Bei erfolgreicher Validierung wird die elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger zur abschließenden Rechnungsprüfung bereitgestellt. Von der Erstellung bzw. dem Hochladen bis zur abschließenden Prüfung der elektronischen Rechnung bietet die ZRE dem Nutzer die Möglichkeit, den Status der übermittelten Rechnung nachzuverfolgen. Folgende Bearbeitungsstatus kann eine Rechnung in der ZRE annehmen:
„Neu“, „Bereitgestellt“, „Abgeholt“, „Zurückgewiesen“ und „Technischer Fehler“.
Die Betreiberin schuldet die Einräumung der Nutzungsmöglichkeit nur an der jeweils aktuellen Version der ZRE. Die Betreiberin ist zu Änderungen an der ZRE und deren Dienste berechtigt, sofern die Betreiberin ein berechtigtes Interesse daran hat und die Änderungen für den Nutzer zumutbar sind. Ein berechtigtes Interesse der Betreiberin liegt insbesondere vor, wenn Änderungen oder Weiterentwicklungen zur Anpassung an den aktuellen Stand der Technik, an technische Rahmenbedingungen oder an eine geänderte Rechtslage sowie zur Verbesserung von Funktionalitäten oder der IT-Sicherheit notwendig sind. Der im vorangegangenen Absatz beschriebene Leistungsumfang der Dienste der ZRE bleibt weiterhin gewährleistet. Der Nutzer wird selbstverständlich über die Änderungen in Textform informiert.
Zur Löschung der versendeten Rechnungen und rechnungsbegleitenden Dokumente sowie Protokolle (Logs) siehe Ziffer 12.
Leistungen, die über die Erstellung und das Hochladen von elektronischen Rechnungen für Rechnungsempfänger hinausgehen, sind nicht Bestandteil des Leistungsumfangs der ZRE. Die Abholung elektronischer Rechnungen von der ZRE, die rechnerische und sachliche Prüfung der Rechnung und ihr Begleichen obliegen der Verantwortung des Rechnungsempfängers.
Eine Nutzung der Dienste der ZRE ist nur mit dem Anlegen eines Nutzerkontos und unter folgenden Voraussetzungen möglich:
Die Anlegung eines Nutzerkontos bei der ZRE ist für natürliche vollgeschäftsfähige Personen sowie für juristische Personen zulässig. Für die Anlegung eines Nutzerkontos werden folgende Daten des Nutzers benötigt:
Nach dem Anlegen des Nutzerkontos steht dem Nutzer standardmäßig zunächst der browserbasierte Webzugang zur manuellen Erfassung und Übermittlung sowie zum Upload von elektronischen Rechnungen zur Verfügung. Darüber hinaus kann der Nutzer im Nutzerkonto einen der Übertragungskanäle E-Mail und Peppol zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen freischalten. Für den jeweiligen Übertragungskanal müssen folgende zusätzliche Informationen des Nutzers angegeben werden:
Es wird darauf hingewiesen, dass die beschriebenen Übertragungskanäle im Rahmen einer Überprüfung der ZRE gemäß § 10 E-RechV nachträglich geändert werden können.
In Bezug auf das zu verwendende Rechnungsdatenmodell gilt § 4 E-RechV, wonach eine elektronische Rechnung dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version bzw. der europäischen Norm EN 16931-1-2017 entsprechen sollte.
Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.
Die jeweils aktuelle Version des Standards XRechnung finden Sie hier.
Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1-2017 wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) am 28. Juni 2017 veröffentlicht.
Die Prüfung zu übermittelnder elektronischer Rechnungen auf Übereinstimmung mit den Vorgaben des Standards XRechnung bzw. der europäischen Norm EN16931-1-2017 erfolgt mittels einer Schema- sowie einer Schematronprüfung, die den jeweiligen Vorgaben entspricht.
Darüber hinaus muss eine elektronische Rechnung gem. § 5 E-RechV des Bundes in den folgenden Elementen von XRechnung bzw. der europäischen Norm EN 16931-1-2017 die geforderten Pflichtinformationen enthalten:
| Pflichtinformationen gem. § 5 E-RechV des Bundes | Felder der XRechnung bzw. der europäischen Norm |
|---|---|
| Leitweg-ID des Rechnungsempfängers* | BT-10 |
| Bankverbindung des Nutzers | Bei Überweisung: BG-17 (BT-84 bis BT-86) Bei Lastschrift**: BG-19 (BT-89 bis 91) |
| Zahlungsbedingungen | BT-20 und/oder BT-9 |
| E-Mail-Adresse des Nutzers | BT-43 |
| Lieferantennummer (sofern bekannt) | BT-29 |
| Bestellnummer (sofern bekannt) | BT-13 |
BT = Business Term bzw. Informationselement
BG = Business Group bzw. Gruppe von Informationselementen
* Weiterführende Informationen zur Leitweg-ID finden Sie unter https://www.e-rechnung-bund.de/faq/leitweg-id/ bzw. erfragen sie beim Rechnungsempfänger.
**nur bei bereits erteiltem SEPA-Lastschriftmandat
Andere Rechnungsdatenmodelle als der Standard XRechnung, die der europäischen Norm EN-16931-1-2017 und der E-RechV des Bundes entsprechen, werden ebenfalls angenommen, sofern das ITZBund die technische Umsetzbarkeit dieser Rechnungsformate erfolgreich geprüft hat und dem ITZBund für diese Rechnungsdatenmodelle eine finale Anwendungsspezifikation zur Verfügung steht. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die finale Anwendungsspezifikation abgeschlossen und umfassend dokumentiert sein muss. Ferner ist es erforderlich, dass
Die für rechnungsbegleitende Anlagen geltenden Formatvorgaben ebenso wie Größenbeschränkungen für elektronische Rechnungen und rechnungsbegleitende Anlagen sind den technischen Informationen hier zu entnehmen. Dabei sind durch den Rechnungssender die Anforderungen des Rechnungsempfängers zu berücksichtigen. Beispielsweise, dass sicherheitsrelevante Behörden ggf. nur Anhänge im Format PDF/A erhalten können. Die individuellen Anforderungen müssen durch den Rechnungssender beim jeweiligen Rechnungsempfänger erfragt werden.
Es besteht die Möglichkeit, einer Rechnung Anlagen als Linkverweis (separat herunterladbare Ressource über ein URL oder eingebettetes Dokument) anzufügen. Die Voraussetzungen für einen Linkverweis müssen beim jeweiligen Rechnungsempfänger erfragt werden. Sollte ein Linkverweis nicht vom Rechnungsempfänger geöffnet werden können, kann eine Rechnung vom Rechnungsempfänger aufgrund mangelnder Prüfbarkeit zurückgewiesen werden.
Die Einhaltung der vorstehenden Vorgaben der Ziffer 8 ist Voraussetzung dafür, dass die Rechnung dem Rechnungsempfänger zur Abholung von der ZRE bereitgestellt werden kann.
Weitere technische Rahmenbedingungen, die seitens des Nutzers erfüllt werden müssen, um die Dienste der ZRE nutzen zu können, sind den technischen Informationen zu den Nutzungsbedingungen der ZRE hier zu entnehmen.
Eine elektronische Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugegangen, sobald die Rechnung den Status „Bereitgestellt“ annimmt. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung bei der ZRE eingegangen ist und die beschriebenen Prüfungen erfolgreich durchlaufen hat. Voraussetzung dafür ist die Berücksichtigung der Anforderungen an die elektronische Rechnung und rechnungsbegleitende Anlagen hinsichtlich des Formats und Größenbeschränkung (s. Ziff. 8). Den Status einer über die ZRE eingereichten elektronischen Rechnung kann der Nutzer anhand der Protokolldaten in der Weboberfläche der ZRE einsehen.
Zur Löschung der versendeten Rechnungen und rechnungsbegleitenden Dokumente sowie Protokolle (Logs) siehe Ziffer 12.
a) Die ZRE ist in der Regel rund um die Uhr verfügbar. Gleichwohl kann keine Gewähr dafür geleistet werden, dass die ZRE jederzeit oder zu bestimmten Zeiten zur Verfügung steht. Täglich in der Zeit von 08:00 Uhr bis 18:00 Uhr kann es aufgrund von Wartungsarbeiten gegebenenfalls zu längeren Reaktionszeiten oder zu einer kurzfristigen Nicht-Erreichbarkeit kommen.
b) Die Betreiberin kann die Nutzung der ZRE sperren oder den Zugang zu ihr beschränken, wenn die Plattform oder ihre elektronischen Einrichtungen technisch gestört oder überlastet sind bzw. eine solche Störung oder Überlastung droht. In diesem Falle ist die Betreiberin bemüht, die vollständige Funktionsfähigkeit der Plattform umgehend wiederherzustellen.
Die Nutzung der ZRE ist kostenlos. Die im Zuge der Nutzung der ZRE anfallenden Kosten des Nutzers insbesondere für Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft- und Hardware sowie für die Internetnutzung, werden von den Verantwortlichen der ZRE nicht erstattet.
a) Im Rahmen der Nutzung der ZRE als Webanwendung/-plattform mit individualisierten Zugängen können personenbezogene Daten verarbeitet werden. Die Datenschutzhinweise der ZRE sind veröffentlicht unter folgendem Link: Datenschutzhinweise. Diese sind nicht Bestandteil der vorliegenden Nutzungsbedingungen.
b) Rechnungen werden 30 Tage nach der Bereitstellung in der ZRE unabhängig vom Status durch die Betreiberin gelöscht.
Protokolldaten (Logs) zu Aktivitäten von Nutzerkonten werden 180 Tage nach der Aktivität gelöscht. Protokolldaten zu Rechnungen werden 365 Tage nach Eingang der Rechnung an der ZRE gelöscht.
Rechnungsbegleitende Unterlagen welche als Verweis der Rechnung hinzugefügt werden (sog. „Große Anlagen“) verbleiben davon abweichend maximal 120 Tage in den Systemen der Betreiberin. Die in den Datenschutzhinweisen in Kapitel IX beschriebenen Transaktions- und Volumendaten, welche zur Erstellung der anonymen Monats- und Quartalsreports benötigt werden, werden hingegen nach einer Frist von 365 Tagen gelöscht.
a) Verantwortlichkeiten für die Schutzbedarfsfeststellung
Die Schutzbedürftigkeit der in den Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten wurde bei der Erstellung der ZRE berücksichtigt.
Rechnungen, die gemäß § 4 Abs. 2 Nr. 1 bis 4 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten enthalten, dürfen nicht über die ZRE übertragen werden. Dies gilt ebenfalls für Rechnungen, welche besondere Kategorien von personenbezogenen Daten laut Art. 4 Ziffer 13, 14, 15 DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 1 DSGVO oder Sozialdaten im Sinne von § 67 Abs. 2 SGB X enthalten. Rechnungen, die gemäß § 4 Abs. 2 Nr. 4 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten enthalten, dürfen gemäß § 8 Abs. 2 E-RechV nicht per E-Mail übertragen werden. Der Nutzer ist für die Einhaltung dieser Vorgaben verantwortlich.
Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit, diese Rechnungsinhalte z. B. in den rechnungsbegründenden Anlagen gesondert zur Rechnung außerhalb der ZRE einzureichen (siehe auch im Standard XRechnung zusätzliche Informationen zu BG-24). Solche oder Alternativen zur Übertragung von Rechnungen mit VS-NfD bedürftigen Rechnungsinhalten oder Rechnungsinhalten, die personenbezogene Daten im Sinne von Art. 4 Ziffer 13, 14, 15 DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 1 DSGVO enthalten, sind mit dem Rechnungsempfänger zu vereinbaren. Der Nutzer ist für die Einhaltung dieser Vorgaben verantwortlich.
b) Verantwortung in Bezug auf Zugangsdaten
Der Nutzer hat dafür Sorge zu tragen, dass Dritte keinen unbefugten Zugriff auf sein Passwort bzw. Nutzerkonto erhalten. Eine Übertragung des Nutzerkontos ist nicht zulässig.
c) Virenfreie Unterlagen
Dem Nutzer obliegt die Sorgfaltspflicht, Dateien vor Übermittlung auf Viren zu überprüfen und nur virenfreie Dateien an die ZRE zu versenden. Virenbefallene elektronische Rechnungen werden im Rahmen der Validierung gelöscht.
a) Die Nutzung der ZRE kann durch den Nutzer jederzeit ohne Angabe eines Grundes beendet werden. Dafür steht dem Nutzer die Funktion "ZRE-Konto löschen" in seinem jeweiligen Benutzerkonto zur Verfügung.
b) Ein Benutzerkonto wird zudem nach 365 Tagen ohne Aktivität (keine Anmeldung auf der Plattform oder Rechnungsversand) deaktiviert. Über die Deaktivierung werden Benutzer per E-Mail informiert. Die Deaktivierung des Benutzerkontos kann innerhalb der kommenden 30 Tage wieder aufgehoben. Danach wird das Benutzerkonto vollständig aus der ZRE gelöscht. Die Nutzer werden 30 Tage vor Löschung des Benutzerkontos über diesen Vorgang vorab per E-Mail informiert.
Unabhängig davon hat der Nutzer die Möglichkeit, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu registrieren.
c) Die Betreiberin kann die Nutzung des Benutzerkontos vorübergehend sperren oder das Nutzungsverhältnis dauerhaft beenden, wenn der begründete Verdacht besteht, dass der Nutzer nicht ausreichend dafür Sorge trägt, dass unbefugte Dritte keinen Zugriff auf sein Passwort bzw. Benutzerkonto (s. Ziff. 13 b)) erhalten oder im Benutzerkonto gespeicherte Inhalt rechtswidrig sind und/oder Rechte Dritter verletzen. Ein begründeter Verdacht für eine Rechtswidrigkeit und/oder eine Rechtsverletzung liegt insbesondere dann vor, wenn Gerichte, Behörden und/oder sonstige Dritte die Betreiberin davon in Kenntnis setzen. Die Sperre ist aufzuheben, sobald der Verdacht entkräftet ist.
d) Unrichtige oder unvollständige Angaben berechtigen die Betreiberin zur Verweigerung der Registrierung bzw. zur sofortigen Beendigung des Nutzungsverhältnisses. Die Betreiberin behält sich deshalb eine Kontrolle der im Registrierungsformular übermittelten Angaben vor.
a) Keine Garantie
Die Betreiberin übernimmt keine Garantie dafür, dass die Dienste der ZRE jederzeit verfügbar sind. Die Betreiberin ist bemüht, eingereichte, validierte elektronische Rechnungen dem Rechnungsempfänger zeitnah zur Abholung zur Verfügung zu stellen. Genauere Informationen zum Status einer eingereichten Rechnung sind vom Nutzer über das Nutzerkonto einsehbar.
b) Haftungsausschluss
c) Rechtliche Vorgaben für Rechnungen
Die Betreiberin haftet nicht für die steuerliche und rechtliche Ordnungsmäßigkeit der mithilfe der ZRE übermittelten elektronischen Rechnungen; diese obliegt dem Nutzer. Weiterhin verantwortet die Betreiberin nicht die Einhaltung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
| a) | Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der Normen, die in eine andere Rechtsordnung verweisen, und unter Ausschluss des Übereinkommens der Vereinten Nationen über Verträge über den internationalen Warenkauf (CISG). |
| b) | Erfüllungsort für sämtliche Leistungen ist Berlin. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Berlin. Die Betreiberin behält sich vor, den Nutzer an einem anderen zuständigen Gericht zu verklagen. Diese Gerichtsstandvereinbarung gilt nur, wenn der Nutzer Kaufmann, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist. |
| c) | Abweichende oder entgegenstehende Nutzungsbedingungen des Nutzers finden nur Anwendung, wenn diese von der Betreiberin schriftlich bestätigt werden. Dies gilt auch für eine Änderung dieses Schriftformerfordernisses. Änderungen dieser Nutzungsbedingungen gibt die Betreiberin dem Nutzer in Textform bekannt. Sie gelten als vom Nutzer genehmigt, wenn er nicht binnen sechs Wochen nach Erhalt der Änderungsmitteilung der Geltung der neuen Nutzungsbedingungen widerspricht. Auf das Widerspruchsrecht und die Rechtsfolgen des Schweigens wird der Nutzer im Falle der Änderung der Nutzungsbedingungen gesondert hingewiesen. |
| d) | Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Die ganz oder teilweise unwirksame Regelung soll durch eine Regelung ersetzt werden, deren Wirkung der Zielsetzung der unwirksamen Regelung möglichst nahekommt. |