Nutzungsbedingungen der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE)

Stand: 22.07.2019

Allgemeiner Hinweis

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.

1. Anwendungsbereich der Nutzungsbedingungen

Die Bundesrepublik Deutschland als Betreiber der der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) (im Folgenden Betreiber) stellt über den technischen Dienstleister "Informationstechnikzentrum Bund" (ITZBund) einem Rechnungssteller bzw. Rechnungssender (im Folgenden Nutzer) mit ZRE einen Dienst über das Internet zur Verfügung. Der Nutzer hat mit der ZRE die Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu erstellen bzw. hochzuladen und an den Rechnungsempfänger zu übermitteln. Durch das Anlegen eines Nutzerkontos wird ein Vertrag über die Nutzung der ZRE zwischen dem Nutzer und dem Betreiber geschlossen.

Die folgenden Nutzungsbedingungen gelten für alle Dienste, die dem Nutzer im Rahmen der ZRE angeboten werden.

2. Begriffsbestimmungen

Es gelten die Begriffsbestimmungen aus der E-Rechnungs-Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rech-VO), die auf Grund des Gesetzes zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen vom 4. April 2017 erlassen worden ist, insbesondere zu den Begriffen "Rechnung", "elektronische Rechnung", "Rechnungssteller", "Rechnungsempfänger" und "Rechnungssender". Die E-Rech-VO regelt die Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs des Bundes.

Die E-Rech-VO kann online hier (Link) abgerufen werden.

3. Angaben zu den verantwortlichen Stellen

a) Herausgeber der ZRE

Bundesministerium der Finanzen (BMF)

Wilhelmstraße 97
10117 Berlin
Postanschrift: 11016 Berlin

Tel.: 030 / 18 682 - 0
Fax: 030 / 18 682- 32 60
E-Mail: Poststelle@bmf.bund.de

Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI)

Alt-Moabit 140
10557 Berlin

Tel.: 030 / 18 681-0
Fax: 030 / 18 681-12926
E-Mail: poststelle@bmi.bund.de

b) Technischer Dienstleister

Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund)

Bernkasteler Straße 8
53175 Bonn
Deutschland

Tel.: 0228 / 99 680-0

c) Zuständige Datenschutzbeauftragte

Beauftragter für den Datenschutz im BMF

Wilhelmstr. 97
10117 Berlin

Tel.: 030 / 18 682-3208
E-Mail: datenschutz@bmf.bund.de

Beauftragter für den Datenschutz im BMI

Bundesallee 216-218
10719 Berlin

Tel.: 030 / 18 681-0
E-Mail: bds@bmi.bund.de

4. Leistungsgegenstand und –umfang

Durch die Nutzung der Dienste der ZRE kann der Nutzer elektronische Rechnungen erstellen und hochladen, um sie dem Rechnungsempfänger zugänglich zu machen. Während des Erstellungsprozesses hat der Nutzer die Möglichkeit, den vorläufigen Stand der elektronischen Rechnung herunterzuladen und die Erstellung zu einem anderen Zeitpunkt fortzusetzen oder den Stand als Vorlage wiederzuverwenden. Nach abgeschlossener Erstellung wird die elektronische Rechnung inklusive ggf. vorhandener rechnungsbegleitender Anlagen durch die ZRE validiert. Der Vorgang des Validierens umfasst eine Virenprüfung sowie eine Prüfung auf Einhaltung formeller Vorgaben (z.B. zulässiges Rechnungsformat und Größenbeschränkung, Ausfüllen aller Pflichtfelder; siehe weiterführende Erläuterungen unter Ziff. 8). Bei erfolgreicher Validierung wird die elektronische Rechnung dem Rechnungsempfänger zur abschließenden Rechnungsprüfung bereitgestellt. Von der Erstellung bzw. dem Hochladen bis zur abschließenden Prüfung der elektronischen Rechnung bietet die ZRE dem Nutzer die Möglichkeit, den Status der übermittelten Rechnung nachzuverfolgen. Eine Rechnung kann folgende Status annehmen: neu, bereitgestellt, abgeholt und zurückgewiesen.

Wird eine Rechnung nicht innerhalb von 28 Tagen ab dem Zeitpunkt der Abholbereitschaft (Status: bereitgestellt) abgeholt oder durch den Rechnungsempfänger zurückgewiesen, kann der Betreiber die Rechnung löschen.

28 Tage nach erfolgreicher Abholung oder Zurückweisung der Rechnung durch den Rechnungsempfänger löscht der Betreiber die Rechnung. Leistungen, die über die Erstellung und das Hochladen von elektronischen Rechnungen für Rechnungsempfänger hinausgehen, sind nicht Bestandteil des Leistungsumfangs der ZRE. Die Abholung elektronischer Rechnungen von der ZRE, die rechnerische und sachliche Prüfung der Rechnung und ihr Begleichen obliegen der Verantwortung des Rechnungsempfängers.

5. Anlegung eines Nutzerkontos

Eine Nutzung der Dienste der ZRE ist nur mit dem Anlegen eines Nutzerkontos und unter folgenden Voraussetzungen möglich:

Die Anlegung eines Nutzerkontos bei der ZRE ist für natürliche vollgeschäftsfähige Personen sowie für juristische Personen zulässig. Für die Anlegung eines Nutzerkontos werden folgende Daten des Nutzers benötigt:

6. Session Cookies

Zur Nutzung der Weboberfläche der ZRE kommen innerhalb des Prozesses des Anlegens eines Nutzerkontos einmalig Session Cookies zum Einsatz.

Der Browser kann so eingestellt werden, dass durch das Schließen des Browsers die Session Cookies automatisch gelöscht werden.

7. Einrichtung von Übertragungskanälen

Nach dem Anlegen des Nutzerkontos steht dem Nutzer standardmäßig zunächst der browserbasierte Webzugang zur manuellen Erfassung und Übermittlung sowie zum Upload von elektronischen Rechnungen zur Verfügung. Darüber hinaus kann der Nutzer im Nutzerkonto einen der Übertragungskanäle E-Mail, De-Mail sowie Webservice via PEPPOL zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen freischalten. Für den jeweiligen Übertragungskanal müssen folgende zusätzliche Informationen des Nutzers angegeben werden:

Es wird darauf hingewiesen, dass die beschriebenen Übertragungskanäle im Rahmen einer Überprüfung der ZRE gemäß § 10 E-Rech-VO nachträglich geändert werden können.

8. Zulässige Formate und Größenbeschränkungen

a) Format elektronischer Rechnungen

In Bezug auf das zu verwendende Rechnungsdatenmodell gilt § 4 E-Rech-VO, wonach eine elektronische Rechnung dem Standard XRechnung in der jeweils aktuellsten Version bzw. der europäischen Norm EN 16931-1-2017 entsprechen muss.

Der Standard XRechnung wurde von der Koordinierungsstelle für IT-Standards im Auftrag des IT-Planungsrates erarbeitet.
Die jeweils aktuelle Version des Standards XRechnung finden Sie hier.
Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1-2017 wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) am 28. Juni 2017 veröffentlicht.

Die Prüfung zu übermittelnder elektronischer Rechnungen auf Übereinstimmung mit den Vorgaben des Standards XRechnung bzw. der europäischen Norm EN16931-1-2018 erfolgt mittels einer Schema- sowie einer Schematronprüfung, die den jeweiligen Vorgaben entspricht.

Darüber hinaus muss eine elektronische Rechnung gem. § 5 E-Rech-VO des Bundes in den folgenden Elementen von XRechnung bzw. der europäischen Norm EN 16931-1-2017 die geforderten Pflichtinformationen enthalten:

Pflichtinformationen gem. § 5 E-Rech-VO des Bundes Felder der XRechnung bzw. der europäischen Norm
Leitweg-ID des Rechnungsempfängers* BT-10
Bankverbindung des Nutzers Bei Überweisung:
BG-17 (BT-84 bis BT-86)
Bei Lastschrift**:
BG-19 (BT-89 bis 91)
Zahlungsbedingungen BT-20 und/oder BT-9
De-Mail oder E-Mail-Adresse des Nutzers BT-43
Lieferantennummer (sofern bekannt) BT-29
Bestellnummer (sofern bekannt) BT-13

BT = Business Term bzw. Informationselement
BG = Business Group bzw. Gruppe von Informationselementen
* Weiterführende Informationen zur Leitweg-ID finden Sie unter https://www.xoev.de/ bzw. erfragen sie beim Rechnungsempfänger.
**nur bei bereits erteiltem SEPA-Lastschriftmandat

Andere Rechnungsdatenmodelle als der Standard XRechnung, die der europäischen Norm EN-16931 und der E-Rech-VO des Bundes entsprechen, werden ebenfalls angenommen, sofern das ITZBund die technische Umsetzbarkeit dieser Rechnungsformate erfolgreich geprüft hat und dem ITZBund für diese Rechnungsdatenmodelle eine finale Anwendungsspezifikation zur Verfügung steht. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die finale Anwendungsspezifikation abgeschlossen und umfassend dokumentiert sein muss. Ferner ist es erforderlich, dass

b) Format rechnungsbegleitender Anlagen sowie Größenbeschränkungen für elektronische Rechnungen und rechnungsbegleitende Anlagen

Die für rechnungsbegleitende Anlagen geltenden Formatvorgaben ebenso wie Größenbeschränkungen für elektronische Rechnungen und rechnungsbegleitender Anlagen sind der Anlage Technische Informationen zu entnehmen.

Es besteht die Möglichkeit einer Rechnung Anlagen als Linkverweis (separat herunterladbare Ressource über ein URL oder eingebettetes Dokument) anzufügen. Die Voraussetzungen für einen Linkverweis müssen beim jeweiligen Rechnungsempfänger erfragt werden. Sollte ein Linkverweis nicht vom Rechnungsempfänger geöffnet werden können, kann eine Rechnung vom Rechnungsempfänger aufgrund mangelnder Prüfbarkeit zurückgewiesen werden.

Die Einhaltung der vorstehenden Vorgaben der Ziffer 8 ist Voraussetzung dafür, dass die Rechnung dem Rechnungsempfänger zur Abholung von der ZRE bereitgestellt werden kann.

9. Technische Rahmenbedingungen aufseiten des Nutzers

Weitere technische Rahmenbedingungen, die seitens des Nutzers erfüllt werden müssen, um die Dienste der ZRE nutzen zu können, sind der Anlage zu den Technischen Informationen zu entnehmen.

10. Eingegangene elektronische Rechnungen

Eine elektronische Rechnung gilt als dem Rechnungsempfänger zugegangen, sobald die Rechnung des Status „bereitgestellt“ annimmt. Dies ist der Fall, wenn die Rechnung bei der ZRE eingegangen ist und die beschriebenen Prüfungen erfolgreich durchlaufen hat. Voraussetzung dafür ist die Berücksichtigung der Anforderungen an die elektronische Rechnung und rechnungsbegleitende Anlagen hinsichtlich Formats und Größenbeschränkung (s. Ziff. 8). Den Status einer über die ZRE eingereichten elektronischen Rechnung kann der Nutzer anhand der Protokolldaten in der Weboberfläche der ZRE einsehen. Die Protokolldaten werden 30 Tage nach dem letzten Statuswechsel gelöscht.

11. Nutzungszeiten

Der Nutzer kann die Dienste der ZRE von Montag bis Sonntag zwischen 00:00 und 23:59 Uhr nutzen. Täglich in der Zeit von 18:00 Uhr bis 08:00 Uhr kann es aufgrund von Wartungsarbeiten gegebenenfalls zu längeren Reaktionszeiten oder zu einer kurzfristigen Nicht-Erreichbarkeit kommen.

12. Support

Bei technischen und fachlichen Fragen kann sich der Nutzer an die Support-Hotline der ZRE wenden. Eine telefonische Kontaktaufnahme ist werktags von Montag bis Freitag in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr (MEZ) über die Hotline 0228 / 99681-10101 sowie jederzeit über das Kontaktformular der Support-Hotline möglich.

Für die Inanspruchnahme des Supports gelten die Nutzungsbedingungen des Bürgerservices des BMI.

13. Entgelte

Die Nutzung der ZRE ist kostenlos. Die im Zuge der Nutzung der ZRE anfallenden Kosten des Nutzers, insbesondere für Bereitstellung, Anbindung und Betrieb notwendiger Soft- und Hardware sowie für die Internetnutzung werden von den Verantwortlichen der ZRE nicht erstattet.

14. Datenschutz

Die Datenschutzhinweise der ZRE sind veröffentlicht unter folgendem Link: Datenschutzhinweise

15. Sorgfaltspflichten

a) Verantwortlichkeiten für die Schutzbedarfsfeststellung

Die Schutzbedürftigkeit der in den Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten wurde bei der Erstellung der ZRE berücksichtigt.

Rechnungen, die gemäß § 4 Abs. 2 Nr. 1 bis 3 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten enthalten und daher gemäß § 8 Abs. 1 E-Rech-VO vom Geltungsbereich der E-Rech-VO ausgenommen sind, dürfen nicht über die ZRE übertragen werden. Rechnungen, die gemäß § 4 Abs. 2 Nr. 4 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten enthalten, dürfen gemäß § 8 Abs. 2 E-Rech-VO nicht per E-Mail übertragen werden. Der Nutzer ist für die Einhaltung dieser Vorgaben verantwortlich.

b) Verantwortung in Bezug auf Zugangsdaten

Der Nutzer hat dafür Sorge zu tragen, dass Dritte keinen unbefugten Zugriff auf sein Passwort bzw. Nutzerkonto erhalten. Eine Übertragung des Nutzerkontos ist nicht zulässig.

c) Virenfreie Unterlagen

Dem Nutzer obliegt die Sorgfaltspflicht, Dateien vor Übermittlung auf Viren zu überprüfen und nur virenfreie Dateien an die ZRE zu versenden. Virenbefallene elektronische Rechnungen werden im Rahmen der Validierung gelöscht.

16. Beendigung der Nutzung

Die Nutzung der ZRE kann durch den Nutzer jederzeit ohne Angabe eines Grundes beendet werden. Die vorübergehende Sperrung oder dauerhafte Beendigung der Nutzung durch den Betreiber bedarf der Angabe eines sachlichen Grundes. Ein sachlicher Grund liegt insbesondere vor, wenn der auf Tatsachen gegründete Verdacht besteht, dass der Nutzer nicht ausreichend dafür Sorge trägt, dass unbefugte Dritte Zugriff auf sein Passwort bzw. Nutzerkonto (s. Ziff. 5) erhalten.

Ein Nutzerkonto wird nach einem Jahr Inaktivität gesperrt und der Nutzer wird per E-Mail darüber informiert. Der Nutzer erhält die Möglichkeit, die Sperrung selbsttätig in Rahmen einer Frist von 30 Tagen wieder aufzuheben. Unabhängig davon hat der Nutzer die Möglichkeit, sich zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu registrieren.

17. Keine Garantie; Haftungsausschluss

a) Keine Garantie

Der Betreiber übernimmt keine Garantie dafür, dass die Dienste der ZRE jederzeit verfügbar sind. Der Betreiber ist bemüht, eingereichte, validierte elektronische Rechnungen dem Rechnungsempfänger zeitnah zur Abholung zur Verfügung zu stellen. Genauere Informationen zum Status einer eingereichten Rechnung sind vom Nutzer über das Nutzerkonto einsehbar.

b) Haftungsausschluss

c) Rechtliche Vorgaben für Rechnungen

Der Betreiber haftet nicht für die steuerliche und rechtliche Ordnungsmäßigkeit der mithilfe der ZRE übermittelten elektronischen Rechnungen; diese obliegt dem Nutzer. Weiterhin verantwortet der Betreiber nicht die Einhaltung von handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

18. Schlussbestimmungen

19. Technische Informationen zu den Nutzungsbedingungen

Die technischen Informationen zu den Nutzungsbedingungen der ZRE lassen sich unter folgendem Link aufrufen:
Nutzungsbedingungen - Technische Informationen